Calificación de causas
Filtrar antes de la reunión lo que no es causa, y no durante. Cómo deja de ser gratis la primera hora del profesional más caro de un estudio.
Cuando un estudio jurídico empieza a hacer publicidad, el primer efecto no es más clientes: es más reuniones. Y una parte importante de esas reuniones no debería existir, porque no hay causa, porque está prescrita, porque la persona no puede sostener el proceso o porque lo que busca es una opinión gratis.
El costo de eso no es menor. Son horas del profesional más caro del estudio, gastadas en explicar por qué no hay nada que hacer.
Dos filtros distintos
En derecho hay que filtrar dos cosas que no son lo mismo y que suelen confundirse.
¿Hay causa? Es una pregunta técnica. Hechos, plazos, prueba disponible, vía procesal. Puede responderla alguien con formación jurídica, y no necesariamente el socio.
¿Puede sostenerla? Es una pregunta práctica. Un proceso largo exige dinero, tiempo y tolerancia a la incertidumbre. Un cliente con causa sólida que no puede sostener dos años de proceso es un problema futuro para el estudio y para él.
Un estudio que filtra lo primero y no lo segundo termina con causas buenas que se abandonan a la mitad.
Qué se puede preguntar en un formulario
Menos de lo que uno quisiera, por dos razones. Una práctica: un formulario largo lo abandona la gente. Otra ética: desde que alguien consulta seriamente sobre un asunto expresando interés en obtener servicios, el artículo 20 lo convierte en cliente potencial y le extiende los deberes del abogado. Pedir el detalle completo de un caso por un formulario web, antes de cualquier relación, carga al estudio con información reservada que todavía no sabe manejar.
El equilibrio que usamos: cinco campos. Materia, una descripción libre breve, cuándo ocurrieron los hechos, si hay un plazo o una fecha de audiencia encima, y si ya hubo otro abogado involucrado.
Esa última pregunta es la más importante y la que casi nadie hace. Si ya hay un abogado con patrocinio y poder, el estudio tiene deberes de trato entre colegas antes de siquiera conversar.
Cómo se clasifica lo que entra
Urgente con plazo. Hay una fecha encima. Va directo a contacto inmediato, aunque sea domingo.
Causa probable. Hechos razonables, plazos vigentes. Se agenda reunión.
Requiere revisión previa. No está claro si hay causa. Antes de ocupar una hora del socio, alguien revisa los antecedentes y decide. Esta categoría es la que más tiempo libera.
No es materia del estudio. Se deriva. Derivar bien es una de las fuentes de reciprocidad profesional más subestimadas que existen.
No hay causa. Se responde con una explicación breve y honesta de por qué. Esa respuesta, bien escrita, genera más recomendaciones que muchas causas ganadas.
La primera reunión: gratis o pagada
Es una decisión estratégica, no una cuestión de generosidad.
La reunión gratuita tiene sentido cuando el ticket promedio es alto y el volumen de consultas manejable. La reunión pagada tiene sentido cuando el volumen es alto: filtra, dignifica el tiempo profesional y transforma en ingreso lo que antes era costo.
Hay una fórmula intermedia que funciona bien: una primera conversación acotada de veinte minutos sin costo, destinada exclusivamente a determinar si hay causa, y una reunión de análisis pagada que se descuenta del honorario si el caso se toma. Separa limpiamente el filtro del trabajo.
Qué se mide
Consultas recibidas por materia. Porcentaje que califica como causa probable. Porcentaje de reuniones que terminan en patrocinio. Y el indicador que resume la salud del filtro: horas de socio por patrocinio firmado. Si bajan mes a mes, el filtro está funcionando. Si suben mientras llegan más consultas, la publicidad está trayendo al público equivocado y hay que corregir la campaña, no el filtro.
Qué entregamos
El formulario de cinco campos con su redacción revisada. El árbol de clasificación con los criterios de cada categoría. Las plantillas de respuesta para los cuatro desenlaces, incluida la de "no hay causa", que es la que más cuidado requiere. El protocolo de derivación. Y la estructura de la primera conversación de veinte minutos.